KI-Telefonassistent für den Mittelstand
Dein Team hat
alle Hände voll.
Wir gehen ran.
Wir übernehmen euer Telefon. Jeder Anruf wird angenommen, Fragen werden beantwortet, Termine landen direkt in eurem Kalender. Was ihr selbst klären müsst, bekommt ihr als fertige Notiz.
Möglich macht das ein KI‑Telefonagent, den wir für euch einrichten und betreuen. Darum kostet es einen Bruchteil einer Empfangskraft.
Auf eurer bestehenden Nummer. Von uns eingerichtet und betreut. Nach dem Start monatlich kündbar.
„Ich möchte meine Heizung warten lassen.“
„Gern. Passt Ihnen Dienstag um 9 Uhr?“
Termin · Adresse · Kontakt im System
Jeder Anruf angenommen
Auch zu Stoßzeiten, nach Feierabend und am Wochenende.
Erledigt statt notiert
Fragen beantwortet, Termine gebucht, Anliegen geklärt.
Sauber im System
Jeder Vorgang landet strukturiert bei eurem Team.
Was ihr bekommt
Jeder Anruf angenommen.
Jedes Anliegen erledigt.
Wir übernehmen die Anrufe, die euch heute aus der Arbeit reißen oder verloren gehen. Ihr bekommt erledigte Vorgänge statt Zettel und Rückrufliste.
Auf der Baustelle
Du stehst auf der Leiter. Das Telefon klingelt zum dritten Mal.
Was euch das kostetWer nicht rangeht, verliert den Auftrag. Der Anrufer wartet nicht auf euren Rückruf, er ruft den nächsten Betrieb an. Schon ein verlorener Auftrag pro Woche mit 2.000 € Wert sind über 100.000 € Umsatz im Jahr.
Wir übernehmen euer Telefon. Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen geklärt und der Termin gebucht, während ihr weiterarbeitet. Euer Büro bekommt einen fertigen Vorgang statt eines Zettels.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich möchte meine Heizung warten lassen. Geht das nächste Woche?
Gern. Ich hätte Dienstag um 9 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr frei. Was passt Ihnen? Dann brauche ich noch Ihren Namen und die Adresse der Anlage.
- Termin im Kalender eingetragen
- Name, Anlagenadresse und Rückrufnummer
- Bestätigung an den Kunden
Direkte Buchung setzt eine Anbindung an euren Kalender voraus. Dringende Anliegen werden nach euren Regeln übergeben, technische Entscheidungen bleiben bei euren Fachkräften.
Am Empfang
Telefon klingelt, Patient will verschieben, Wartezimmer voll.
Was euch das kostetJeder Anruf zieht euer Team vom Patienten weg. Bei 40 Anrufen am Tag à 3 Minuten sind das 2 Stunden Empfangszeit, jeden Tag. Und wer nicht durchkommt, bucht bei der Praxis, die rangeht.
Wir übernehmen die Routine-Anrufe eures Empfangs: Terminwünsche, Absagen, Fragen zu Sprechzeiten. Euer Team ist für die Patienten in der Praxis da.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich kann meinen Termin morgen leider nicht wahrnehmen.
Ich nehme Ihre Nachricht für den Empfang auf. Wie heißen Sie, um welche Uhrzeit ist Ihr Termin und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Name und Terminzeit
- Anliegen für den Empfang
- Rückrufnummer für Rückfragen
Direkte Terminänderungen hängen von eurer Praxissoftware ab. Medizinische Fragen gehen an euer Praxisteam.
„Unsere Empfangsdamen waren täglich im Dauerspagat: Telefon klingelt, Patient will einen Termin verschieben, gleichzeitig warten Patienten im Wartezimmer. Seit das System die Terminverwaltung übernimmt, kann sich das Team voll auf die Versorgung vor Ort konzentrieren.“
An der Rezeption
Schlange am Check-in. Und das Telefon klingelt.
Was euch das kostetJeder Anruf, der nicht durchkommt, kann eine Direktbuchung sein. Stattdessen bucht der Gast über ein Portal mit Provision oder gleich woanders.
Wir übernehmen das Telefon eurer Rezeption. Fragen zu Anreise, Frühstück oder Parkplätzen sind sofort beantwortet, Reservierungs- und Sonderwünsche landen vollständig bei euch.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Wir reisen am Freitag spät an. Ist ein Check-in nach 22 Uhr möglich?
Ich nehme Ihre Anfrage für die Rezeption auf. Auf welchen Namen läuft Ihre Buchung, wann kommen Sie voraussichtlich an und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Buchungsname und Anreisetag
- Voraussichtliche Ankunft
- Kontakt für die Bestätigung
Verbindliche Buchungen und Verfügbarkeiten setzen eine passende Anbindung voraus. Besondere Wünsche bestätigt euer Team.
Rechnet selbst
Was kostet euch
ein verpasster Anruf?
Ein verpasster Anruf ist selten nur ein Anruf. Oft ist es ein Auftrag, der bei der Konkurrenz landet. Setzt eure eigenen Zahlen ein.
Dazu kommt die Zeit, die euer Team heute mit Rückrufen verbringt. Im Erstgespräch schauen wir mit euch auf eure echten Anrufe.
Anrufe nicht mehr verpassenWas an eurem Telefon passiert
Während ihr arbeitet,
läuft das Telefon weiter.
Der Agent spricht mit euren Anrufern wie eine eingearbeitete Kollegin am Empfang. Ihr legt fest, was er sagen darf und was an euch geht.
Erstgespräch buchen- Heizungswartung08:12 ·Termin gebucht
- Frage zu Öffnungszeiten09:47 ·Beantwortet
- Rohrbruch im Keller11:05 ·An Bereitschaft übergeben
- Angebot Badsanierung12:30 ·Rückruf eingeplant
Jeder Anruf landet als Vorgang bei eurem Team.
Abnehmen und zuhören
Jeder Anruf wird sofort angenommen, auch wenn mehrere gleichzeitig reinkommen. Der Agent versteht das Anliegen und fragt nach, bis alles klar ist.
Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt: Anrufer bekommen die Antworten, die ihr uns vorgebt. Auf Wunsch mit aktuellen Daten aus eurem System.
Termine eintragen
Freie Zeiten prüfen, Termin buchen, verschieben oder absagen. Direkt in euren Kalender oder eure Branchensoftware.
Weitergeben, was ihr klären müsst
Notfälle werden sofort zu euch durchgestellt. Alles andere bekommt ihr als fertige Notiz mit Name, Anliegen und Rückrufnummer.
Mit eurem Wissen.
Von uns eingerichtet.
Ihr kennt euren Betrieb. Wir kümmern uns um Gesprächsabläufe, Anbindungen und die laufende technische Betreuung.
Zusammenarbeit mit klaren Grenzen
Arbeitet selbstständig.
Bleibt unter eurer Kontrolle.
- Ihr bestimmt, wann er übernimmt.
Zum Beispiel bei besetzter Leitung, zu Stoßzeiten oder nach Feierabend.
- Die Übergabe ist klar geregelt.
Wir legen fest, welche Anliegen weitergeleitet werden und wer Rückrufe übernimmt.
- Wir betreuen die Technik persönlich.
Gesprächsqualität prüfen, Informationen aktualisieren, Abläufe anpassen. Kundenfälle übernimmt euer zuständiges Team.
So starten wir
Erst euren Alltag verstehen.
Dann das Telefon übernehmen.
Wir beginnen mit einem klaren Umfang und testen typische Gespräche gemeinsam mit euch.
Kennenlernen
Welche Anrufe kosten euch Zeit? Wir schauen auf typische Anliegen, eure Nummer und eure vorhandenen Systeme.
Einrichten
Ihr legt Antworten und Zuständigkeiten fest. Wir richten den Agenten und die vereinbarten Anbindungen ein.
Gemeinsam testen
Wir spielen eure Alltagssituationen durch und prüfen, ob Angaben und Übergaben stimmen.
Starten & betreuen
Nach eurer Freigabe geht der Agent live. Wir begleiten den Betrieb und passen die Abläufe an.
Das bekommt ihr
Ein Service, kein Software-Projekt.
Ihr zahlt eine einmalige Einrichtung und danach einen monatlichen Festpreis, je nach Anrufvolumen. Den genauen Betrag nennen wir euch im Erstgespräch, vorher wird nichts fällig. Nach dem Start ist der Service monatlich kündbar.
Erstgespräch buchenTelefon-Annahme auf eurer Nummer
Per Weiterleitung, wann ihr wollt: immer, bei besetzter Leitung oder nach Feierabend.
Antworten aus eurem Betrieb
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, so wie ihr es uns vorgebt.
Termine direkt im Kalender
Freie Zeiten prüfen, buchen, verschieben, absagen.
Klare Übergabe
Notfälle sofort zu euch durchgestellt, alles andere als Notiz per E-Mail oder direkt in euer System.
Protokoll jedes Anrufs
Ihr seht jeden Anruf mit Anliegen und Ergebnis. Nichts geht verloren.
Einrichtung und Betreuung durch uns
Wir schreiben die Gesprächsabläufe, testen mit euch und passen laufend an. Ihr habt einen festen Ansprechpartner.
Gut zu wissen
Die Fragen vor
dem ersten Anruf.
KI-Telefonassistent, Telefonservice oder Anrufbeantworter? Zum Vergleich
Mehr als das Telefon automatisieren? KI-Beratung & Umsetzung
Eure Frage ist noch offen?
Erstgespräch buchen
Können wir unsere Telefonnummer behalten?
Ja. Eure Nummer bleibt, wie sie ist. Ihr richtet nur eine Rufweiterleitung ein, wir zeigen euch wie. Ihr bestimmt, wann weitergeleitet wird: immer, wenn besetzt ist, wenn nach ein paar Klingeltönen niemand abnimmt, oder nach Feierabend. Ob eure Telefonanlage alle Varianten kann, prüfen wir vorher mit euch.
Muss der Agent alle Anrufe übernehmen?
Nein. Ihr entscheidet, wann er rangeht. Ihr könnt klein anfangen, zum Beispiel nur nach Feierabend oder wenn besetzt ist, und das später jederzeit ausweiten.
Kann er Termine direkt buchen?
Ja, wenn wir ihn an euren Kalender oder eure Praxis- bzw. Hotelsoftware anbinden können. Das klären wir im Erstgespräch. Geht das nicht, bekommt euer Team den Terminwunsch mit allen Angaben und bestätigt ihn selbst.
Was passiert bei Notfällen oder schwierigen Anliegen?
Ihr legt vorher fest, was als dringend gilt. Dringendes gibt der Agent sofort an die zuständige Person oder euren Bereitschaftskontakt weiter. Alles andere bekommt ihr als Rückrufaufgabe. Der Agent stellt keine medizinischen Diagnosen und entscheidet nicht selbst über technische Einsätze.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Agent sagt gleich zu Beginn, dass er ein KI-Telefonagent ist. Das verlangt auch der EU AI Act. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird nach euren Regeln weitergeleitet oder zurückgerufen.
Was passiert mit den Gesprächsdaten?
Das klären wir vor dem Start schriftlich: welche Daten gespeichert werden, wer sie verarbeitet, wer Zugriff hat und wann sie gelöscht werden. Ihr bekommt einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Datenschutzhinweis für eure Anrufer. Für sensible Angaben, etwa Gesundheitsdaten, legen wir zusätzliche Grenzen fest.
Was kostet das?
Es gibt zwei Teile: eine einmalige Einrichtung und einen monatlichen Festpreis. Wie hoch der ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Anrufe der Agent annimmt und woran er angebunden wird. Den genauen Betrag nennen wir euch im Erstgespräch. Was enthalten ist und was zusätzliche Anrufe kosten, steht im Angebot. Nach dem Start könnt ihr monatlich kündigen.
Wie viel Arbeit haben wir mit der Einrichtung?
Wenig. Ihr erzählt uns, welche Anrufe typischerweise kommen, wer wofür zuständig ist und was der Agent antworten soll. Den Rest machen wir: Gesprächsabläufe schreiben, alles einrichten und gemeinsam mit euch testen. Wann es losgeht, hängt vom Umfang ab. Das sagen wir euch im Erstgespräch.
Kostenloses Erstgespräch
15 Minuten für euer Telefon.
Danach wisst ihr, was passt.
Wir schauen gemeinsam auf eure häufigsten Anrufe, eure Systeme und die Übergabe an euer Team. Wählt einfach einen Termin im Kalender.